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做收集、搭指南、推进度、领心愿……他们都在用文档为信息提效

2023年9月15日    

2021年郑州暴雨期间,大学生Manto迅速创建了一个名为《待救援人员信息》的文档,在线对各种求助和救援信息实时整理核实,其中包括了大量救援队、物资、医疗、避险地点等信息,仅用24小时便“自发”更新了270多版,以此帮助身处险境的受灾群众脱困,被网友们称为“救命文档”。

今年,在腾讯全球数字生态大会上,参会指南不是官网,也不是段密密麻麻的短信,而是一个简洁且齐全的腾讯文档,涵盖大会介绍、日程、展区指引等核心信息,到交通食宿各类细节,方便与会者随时随地掌上阅读浏览。

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两者虽说场景不同,但背后的本质却都是对繁杂信息的高效处理。

在刚过去的腾讯文档新品发布会上,腾讯文档企业版负责人陈琳通过案例演示,向大家介绍了用文档高效连接、保障信息畅通且安全流转的实践应用。当灾害发生时,一张腾讯文档收集表,让救援机构高效协调管理救援工作。今年2月6日,土耳其发生7.8级地震。蓝天救援队立即组织起了救援报名,全国有5万多名登记在册的志愿者之多,救援者名单、救援设备、物资限额都需进行快速整理、筛选。过去全国369支队伍需要层层统计的信息,而现在蓝天救援队使用腾讯文档,用一张收集表,便可实现了“全国信息秒速收集”。一键转发、实时统计、自动生成在线表格,省去了反复确认的时间。

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同时,团队和国外进行对接的相关文件基本是英文材料,各种专业术语让人头疼。腾讯文档自带的智能翻译功能,可以将所有国际消息自动识别语言,快速实现全文翻译,译文支持一键生成文档,最新信息实时更新,不耽误救援。数字化协作工具,持续为生死时速的救援保驾护航。

这种对信息的高效管理也在更多的公益帮扶中也发挥积极作用。腾讯公益联合腾讯文档、各地高校共同发起的“心愿文档”,就是通过一张表格收集统计孩子们的纯真心愿,再对接给具体志愿者认领,并送上圆梦的礼物。

除了公益互助,腾讯文档也被许多商家、平台玩出了新花样。全球知名的连锁咖啡品牌星巴克,用一份“官方福利攻略”,全面展示其官方福利活动,快速构建了自己的B2C营销通路。这种轻量的互动形式,一方面省去了信息收集、汇总、修改、印刷等环节的沟通和成本,另一方面也让用户随时翻阅了解,还能分享给身边的朋友,实时增进与用户的情感联系。

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同程旅行在今年的五一、暑期也用文档送上了旅游攻略指南,在文档上实现交通、住宿、景点等一站式体验,解锁出游新方式。不仅如此,旅行的团友们还可以自行挑选喜欢的计划模板,和同行伙伴协同规划、随手记账、回顾支出明细、统计消费,多人记录的操作都在一个表格、一个环节就搞定。

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如今,腾讯文档已逐渐成为大家日常生活、学习、工作中的常客,不断在公益救援、赛事活动、商家推广、企业经营等领域发挥作用,为繁杂信息处理减负,赢得效率。

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